Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bidang Pelayanan Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Cirebon

Abstract

Pengelolaan administrasi persuratan merupakan kegiatan vital dalam mendukung kelancaran tugas dan fungsi instansi pemerintahan, termasuk di Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol) Kabupaten Cirebon. Saat ini, proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar masih dilaksanakan secara manual menggunakan dokumen cetak dan pengolahan kata sederhana, yang mengakibatkan berbagai permasalahan seperti keterlambatan pelayanan, risiko kesalahan penulisan, kesulitan penemuan kembali arsip, serta lambatnya penyajian informasi. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar berbasis web guna meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan pelayanan di bidang pelayanan Kantor Kesbangpol Kabupaten Cirebon. Metode penelitian yang digunakan meliputi pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan studi pustaka, serta pendekatan pengembangan sistem menggunakan metode berorientasi objek dengan pemodelan UML (Unified Modeling Language). Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP, basis data MySQL, dan kerangka kerja Bootstrap untuk tampilan antarmuka yang responsif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi yang dikembangkan mampu mengotomatisasi proses pencatatan, penyimpanan, pencarian, dan pembuatan laporan surat masuk maupun surat keluar. Penerapan sistem ini terbukti meminimalkan kesalahan data, mempercepat waktu pelayanan, serta memudahkan pengarsipan dan pemantauan dokumen secara real-time, sehingga kualitas pelayanan publik di Kantor Kesbangpol Kabupaten Cirebon menjadi lebih efektif dan transparan.